Замечательная тема! и странная реакция окружающих на нее
Оптимизировать и упрощать не только можно, но и нужно, без этого можно просто погрязнуть в текучке и рутине...
Да, каждый сам в своей работе видит, где можно что-то упростить и оптимизировать, НО иногда чужой опыт такого вот "оптимизирования" очень даже полезен, иногда глаза "замыливаются" и становится сложно смотреть.
Я работаю в компании, где работы много и она валится валом практически не прекращаясь, если не искать пути, чтобы выполнять ее быстрее/проще при том же качестве - то можно свихнуться...
Итак, что есть у нас в отделе (все субъективно и настроено под нас, но может, кому-то пригодится):
1. Все документы, которые требуются часто (уставы, лицензии, потоколы и т.п.), отсканированы и выложены в общем доступе - кому надо тот сам себе распечатывает с компа (да, не копирует, а распечатывает, это быстрее).
Когда вижу, что какой-то документ начинаю часто копировать - сканирую его и размещаю опять-же в общем доступе (общий доступ - это доступ только юристов отдела или всей компании - в зависимости от документа).
2. "Свой" нотариус - договорились с нотариусом, что мы возим ему все изменения в учредительные только один раз с копиями, а потом она заверяет все документы без оригиналов на основании имеющихся у нее копий. Подпись ГД заверяет на заявлених в налоговую без него и без выписок из налоговой(банковские карточки, доверенности - с ним). Очень удобно.
3. "Прошитые" пакеты учредительных готовим периодически пачкой - чтобы при необходимости брать из нее.
4. Суды. Сами написали техзадание для программиста (она работает с нашей компанией по договору подряда) на создание базы/программы учета судебных дел, разработали списки и карточки учета, варианты поиска, проработали все отчеты, которые можно делать с помощью этой базы-программы. Периодически совместно с программистом производим доработки, которые нам требуются.
5. Типовые договоры. Составляем, выкладываем на общий доступ (у нас там целый раздел договоры - и выложены типовые).
6. Типовые исковые: написали одно, копируем, а потом изменяем данные на другие.
В начале своей деятельности я занималась претензиями, все они были однотипными, но с разными данными (как исковые); я сама написала макрос в Ворде по автоматическому заполнению таких претензий: забиваешь переменные данные, они вставляются в созданную типовую форму и претензия готова - было много мороки с падежами; реально - по времени было столько же, как и менять данные в тексте претензии вручную. Поэтому сейчас в исковых - меняем вручную, получается быстро.
7. Нетиповые исковые (судебные дела): мое мнение - здесь нельзя упрощать, по каждому делу: 1. изучение всех материалов, 2. изучение законодательства, 3. изучение судебной практики (всех прецедентов, которые можно найти), 4доп. - в очень сложных ситуациях изучение научных трудов, в т.ч. дореволюционных.
8. Типовые письма (акты, запросы и др. документы): когда по какой-то проблеме часто пишем письма - составляем по ней типовое письмо - и передаем его в отдел который работает с клиентами (специалисты начинают писать такие письма сами).
9. Проверка договоров: за несколько лет работы, я хорошо знаю, какие договоры можно просмотреть по диагонали, а какие надо вычитывать. Поэтому в договорах, например, на рекламу, смотрю: сроки договора, оплату, ответственность, сроки выполнения работ (кстати, судебных споров по этим договорам за время моей работы не было).
Я видела, что некоторые юристы пишут протоколы разногласий к пунктам договоров, которые противоречат закону (и в силу самого же закона являются недействительными) - никогда так не делаю, это лишняя работа и время. Вообще протоколы разногласий пишу только по проблемным диспозитивным вопросам, по ответственности или по просьбе специалистов.
10. У юристов есть общий ресурс для обсуждения проблем по разделам, это иногда упрощает работу, например: у нас есть правила страхования, мы, наши специалисты, клиенты по ним работаем и иногда выявляем ошибки, недоработки, пробелы, проблемы и скидываем выявленные недостатки в раздел этого ресурса. Из-за каждой запятой все правила менять не будешь, но когда в компании назревает "объективная" необходимость поменять правила, юрист, который вносит изменения в правила прорабатывает и исправляет выявленные недостатки, ставит галочки об их устранении - это очень удобно - зайти в раздел и сразу все увидеть, чем проводить опрос среди коллег: а вот помнишь... ты тогда что-то говорил... надо изменить или поправить...
11. Небольшиие ускорения: у нас есть штамп с реквизитами компании (мы не вписываем их в договоры), штампы- копия верна, прошнуровано пронумеровано.
(12) Серкретарь, которму можно было бы поручить/делегировать почту, регистрацию документов, составление простейших писем и проч. очень нужен, уже несколько раз писали обоснования и расчеты трудозатрат руководству, но сейчас кризис, даже наш отдел подсократили, поэтому пока все сами.
Очень важно всегда проверять, а действительно ли "упрощение" упрощает работу, а "оптимизирование" ее оптимизирует. Например, мы ведем два реестра - договоров и доверенностей в таблицах Экселя. Недавно программисты предложили перенести эти реестры на общий ресурс, реализованный на базе Share Point. В итоге когда перенесли, регистрация договора/доверенности стала длиться в два раза дольше, а поиск договора (который в Экселе осуществлялся через простое Ctrl+F), стал вообще настолько длительным, что вести эти реестры в предложенном виде сразу расхотелось - теперь ведем по старинке - в Экселе.
Наверняка, я здесь что-то забыла, но в целом, оптимизация в нашем отделе выглядит так.
По пригодности/непригодности для себя решайте сами, но в предложенной теме рациональное зерно есть и очень хотелось бы, чтобы и другие поделились своими идеями - как они облегчают себе жизнь/работу.
P.S. (кстати, не работу, а жизнь мне очень облегчает Интернетбанк того банка, в котором я обслуживаюсь, многие платежи я совершаю прямо на работе
на рабочем месте, удобно! рекомендую!).
