Подскажите нужны ли вообще данные письма-запросы или можно положиться на гарантии в договоре?
Ответственность нарушителя возникает вне зависимости от наличия вины. Заверение в договоре дает возможность только предъявления регрессных требований к поставщику комплектующих. У него, кстати, тоже могут быть свои регрессные требования по цепочке к своим поставщикам по таким же "гарантиям".
Здесь, по моему мнению, практик может быть только две или одновременно - 1) самостоятельно проверять патентную чистоту; 2) требовать от поставщика или правообладателя подтверждения введения в оборот с согласия правообладателя. В идеале, конечно, первое, затем второе при выявлении правообладателя.
Нам сказали, что для поддержания в силе необходима только оплата патентной пошлины, никаких документов не требуется
Это было бы возможно, если бы у иностранца был доступ к электронной системе SIPO. Вряд ли их бухгалтерия вручную отслеживает поступление средств. Может, у вас таки бизнес на территории Китая? Тогда можно написать заявление на подключение, получить сертификат и работать с ведомством напрямую. Правда, не уверен, что там возможно организовать поддержание патентов в силе, опыта работы с этой системой нет...
А здесь не смотрели (форма аутентификации справа, слева - доступ для местных)? Нет по вашим заявкам какой-нибудь кнопки типа "оплатить пошлину"? По своим не могу проверить, ближайшие платить в январе.