Коллеги! Начальство требует разработать
Положение о порядке разработки, согласования и заключения договоров.
Может у кого нибудь есть хоть что-нибудь, буду весьма признательна.
|
|
||
|
|
|
|
Сообщений в теме: 2
#2
Отправлено 30 August 2005 - 11:25
Вот, может поможет 
Примерная форма
Утверждено
приказом Генерального директора
N ______ от "_____"________ г.
Положение
о порядке заключения предпринимательских договоров и организации учета
и контроля за исполнением договорных обязательств
1. Общие положения
2. Субъекты договорно-правовой работы
3. Порядок, сроки заключения и хранение договоров
4. Исполнение, изменение, расторжение предпринимательских договоров
5. Заключительные положения
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение распространяется на предпринимательские
договоры, заключаемые акционерным обществом _______________________
наименование АО
(далее Общество), регламентирующие поставку и сбыт продукции, перевозку
грузов всеми видами транспорта, капитальное строительство, лизинг
оборудования, подряд на выполнение работ, инжиниринговые услуги,
посредническую деятельность (представительство, комиссия, агентирование),
проведение пусконаладочных, научно-исследовательских (НИР) и
опытно-конструкторских (ОКР) работ, проведение проектных и изыскательских
работ, передачу научно-технических достижений, коммерческую концессию,
факторинг, кредитование и обеспечение кредитов (залог, поручительство,
банковская гарантия), а также другие предпринимательские соглашения
Общества с юридическими лицами и гражданами (далее именуются
Контрагентами).
1.2. Положение устанавливает единый порядок заключения, изменения, расторжения, признания недействительными заключаемых от имени Общества предпринимательских договоров, организации учета, хранения и контроля за выполнением договорных обязательств.
1.3. Положение обязательно к исполнению всеми структурными подразделениями Общества.
1.4. Договорно-правовая работа в Обществе должна обеспечивать:
- своевременное качественное заключение договоров с контрагентами на условиях, максимально удовлетворяющих хозяйственные нужды и экономические интересы Общества;
- строгий контроль за исполнением договорных обязательств Обществом и ее контрагентами;
- анализ причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров, а также разработку мероприятий по их устранению.
2. Субъекты договорно-правовой работы
2.1. Координацию договорной работы, организацию централизованного учета и контроля за исполнением договорных обязательств и анализ практики заключения и исполнения предпринимательских договоров осуществляет сектор договорно-правовой работы юридической службы Общества (в дальнейшем именуется договорно-правовой сектор).
2.2. В договорно-правовой работе участвуют структурные подразделения: служба инвестиций и развития производств, служба персонала и правового обеспечения, служба бухгалтерского учета, финансовая служба, служба продаж, служба обеспечения материально-техническими ресурсами, служба транспорта, хранения и экспедирования грузов, отдел охраны труда и окружающей среды; служба главного инженера, служба качества, производственно-диспетчерского отдел*(1).
2.3. Перечисленные в п. 2.2 настоящего Положения подразделения именуются в дальнейшем соответственно предмету договора заинтересованными службами. Руководители названных подразделений несут персональную ответственность за ненадлежащее оформление и неисполнение договорных обязательств.
3. Порядок, сроки заключения и хранение договоров
3.1. Предпринимательские договоры в обществе заключаются в течение всего финансово-хозяйственного года. За 3 месяца до окончания года в Обществе начинается договорная кампания. Основные принципы, сроки и порядок проведения конкретной договорной кампании определяются приказом генерального директора, проект которого составляется договорно-правовым сектором.
3.2. Заключение договоров по инициативе контрагентов.
3.2.1. Все проекты договоров, поступившие в адрес Общества, первично регистрируются в договорно-правовом секторе в журнале регистрации входящих договоров в день их поступления. (На проекте договора ставится входящий номер и дата первичной регистрации).
3.2.2. Не позднее следующего дня с момента получения проект договора вручается заинтересованной службе под расписку в журнале регистрации.
Проект договора, доставленный в общество работником заинтересованной службы, также подлежит первичной регистрации в журнале регистрации входящих договоров в договорно-правовом секторе.
Без соответствующей первичной регистрации проект договора к рассмотрению службами, должностными лицами Общества не принимается.
3.2.3. В случае признания заинтересованной службой нецелесообразным заключать поступивший в адрес Общества договор, заинтересованная служба возвращает проект договора в договорно-правовой сектор с отметкой об отказе в заключении договора за подписью руководителя или уполномоченного им ответственного работника.
На основании полученного от заинтересованной службы проекта договора с отметкой об отказе в заключении договора, договорно-правовой сектор делает соответствующую запись в журнале регистрации входящих договоров.
В случае признания нецелесообразным заключения договора на предложенных контрагентом условиях письменное уведомление контрагента заинтересованной службой о недостижении соглашения обязательно*(2).
3.2.4. Изученный и надлежаще оформленный заинтересованной службой договор визируется ее руководителем или уполномоченным им ответственным работником, с указанием должности и фамилии, имени, отчества завизировавшего договор лица.
3.2.5. Заинтересованные в заключении и исполнении договора службы могут привлекать к разработке его условий другие подразделения, связанные с реализацией данного договора, обращаться в юридическую службу, финансовую службу, службу бухгалтерского учета и другие службы для получения соответствующих заключений.
Сроки согласования условий договора и подготовки заключения в каждой из служб не должны превышать 3-х дней. Заключения по проектам договоров подписываются руководителями соответствующих служб или уполномоченными ими ответственными работниками.
3.2.6. Договоры подлежат обязательной предварительной правовой, финансово-экономической, бухгалтерской экспертизе в случаях и порядке, установленных приказами по организации договорно-правовой работы, издаваемыми в каждом хозяйственном обществе холдинговой компании.
3.2.7. Правом подписания договоров пользуются:
- по должности - в соответствии с уставом - генеральный директор Общества и его заместители по вопросам, отнесенным к их компетенции;
- по доверенности - ответственные работники Общества, уполномоченные на то генеральным директором.
Полномочия должностных лиц на подписание договоров могут быть ограничены уставом Общества, приказом или доверенностью, выдаваемой генеральным директором в части предмета, суммы, сроков и других существенных условий договора.
Срок подписания договора - по его представлении, но не позднее 3-х дней.
3.2.8. Если при изучении проекта договора возникают возражения по его условиям, то заинтересованной службой составляется протокол разногласий в трех экземплярах, два из них должны быть направлены контрагенту, один остается в деле заинтересованной службы. О наличии протокола разногласий делается соответствующая запись в проекте договора.
Протокол разногласий визируется, согласовывается и подписывается в том же порядке, что и проект договора (п. 3.2.4-3.2.7 Положения).
3.2.9. Не позднее 20-дневного срока с момента поступления договор с сопроводительным письмом, а при наличии разногласий - с протоколом разногласий должен быть направлен контрагенту. В сопроводительном письме, составляемом заинтересованной службой, сообщается о возврате надлежаще оформленного договора и перечисляются приложения (протокол разногласий, спецификация и т.д.) с указанием количества листов каждого.
3.2.10. Подготовленный к отправке договор со всей прилагаемой к нему документацией подлежит обязательной регистрации договорно-правовым сектором в журнале входящих договоров.
Только при наличии регистрации на подписанный договор и протокол разногласий (если таковой имеется) ставится печать соответствующего Общества.
3.2.11. Договор отправляется делопроизводителем административного отдела заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному работнику Общества под роспись для передачи контрагенту. При необходимости отправка договора возможна экспресс-почтой.
3.2.12. В случае сообщения контрагентом о своем несогласии с условиями договора, предложенными в протоколе разногласий, договор считается незаключенным. В случае, если условиями договора или дополнительным соглашением сторон предусматривается возможность преддоговорного урегулирования разногласий в арбитражном суде, заинтересованная служба может передать соответствующие материалы в юридическую службу для предъявления иска.
3.2.13. После согласования всех существенных условий договорно-правовым сектором делается соответствующая отметка о вступлении договора в юридическую силу в журнале регистрации входящих договоров, после чего на договоре и протоколе разногласий (если таковой имеется) договорно-правовым сектором ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению, в том числе финансовой службой (в части оплаты), не принимается.
3.3. Заключение договоров по инициативе Общества.
3.3.1. Проекты договоров, заключаемых по инициативе Общества, составляются заинтересованной службой, визируются, согласовываются и подписываются в порядке и сроки, предусмотренные пунктами 3.2.4-3.2.7 настоящего Положения.
3.3.2. Подписанный проект договора подлежит обязательной первичной регистрации в договорно-правовом секторе в журнале регистрации исходящих договоров. Только при наличии соответствующей регистрации на подписанный договор ставится печать.
3.3.3. Скрепленный печатью проект договора вместе с сопроводительным письмом, составленным заинтересованной службой, направляется административным отделом заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному работнику Общества для передачи контрагенту. При необходимости отправка договоров возможна экспресс-почтой.
В сопроводительном письме указываются сведения о направлении проекта договора, перечисляются приложения к нему (спецификация и пр.) с указанием количества листов каждого.
3.3.4. О поступившем от контрагента надлежаще оформленном договоре договорно-правовой сектор делает соответствующую отметку как о вступившем в юридическую силу в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления, о чем на поступившем экземпляре договора ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению, в том числе финансовой службой (в части оплаты), не принимается.
3.3.5. При несогласовании контрагентом всех существенных условий, предложенных в проекте договора, поступивший протокол разногласий подлежит обязательной регистрации в договорно-правовом секторе в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления.
Без соответствующей регистрации протокол разногласий к рассмотрению структурными подразделениями и должностными лицами не принимается.
3.3.6. Не позднее следующего дня с момента поступления протокол разногласий вручается заинтересованной службе под расписку в журнале регистрации.
3.3.7. Заинтересованная служба рассматривает предложения контрагента и принимает меры к урегулированию возникших разногласий, в том числе путем отправки писем, телеграмм и пр.
3.3.8. Ответ на протокол разногласий должен быть направлен контрагенту в 10-дневный срок с момента получения хозяйственным обществом протокола разногласий. Ответ может быть оформлен в виде подписания предложенного контрагентом протокола разногласий или в виде письма или телеграммы, в которых принимаются условия контрагента.
3.3.9. Заинтересованная служба вправе по своему усмотрению привлечь к разработке условий договора, проведению экспертизы и подготовке заключения любую службу Общества. Порядок и сроки согласования условий договора, подготовки экспертного заключения, подписания ответа на протокол разногласий регулируются п.п. 3.2.4-3.2.7. настоящего Положения.
3.3.10. Оформленный в установленном порядке ответ на протокол разногласий регистрируется в журнале регистрации исходящих договоров и в день поступления от заинтересованной службы направляется в адрес контрагента заказным письмом или вручается контрагенту под расписку. Ответ на протокол разногласий после соответствующей регистрации может быть вручен под расписку ответственному работнику Общества для передачи контрагенту.
3.3.11. После согласования сторонами всех существенных условий договора договорно-правовой сектор делает на экземпляре договора соответствующую отметку как о вступившем в силу в порядке, предусмотренном п. 3.3.4. Положения.
3.3.12. В случае отклонения контрагентом предложенных ему условий заинтересованная служба принимает решение о признании договора незаключенным или передает материалы юридической службе для арбитражного урегулирования преддоговорного спора, если такое условие предусмотрено договором или дополнительным соглашением сторон. Срок подачи искового заявления по преддоговорному спору - 20 дней с момента получения протокола разногласий.
3.3.13. Подлинные экземпляры договоров и деловой переписки к ним учитываются и хранятся в договорно-правовом секторе, а в заинтересованные службы передаются соответствующие копии.
4. Исполнение, изменение, расторжение предпринимательских договоров
4.1. Договор может быть изменен, расторгнут, признан недействительным по взаимному согласию сторон путем оформления дополнительного двустороннего соглашения или путем обмена письмами или телеграммами.
4.2. Требования об изменении, расторжении, признании договора недействительным или ответы на соответствующие требования контрагентов оформляются заинтересованной службой в порядке, предусмотренном настоящим Положением для заключения договоров.
4.3. При несогласовании с контрагентом условий об изменении, расторжении, признании договора недействительным заинтересованная служба передает соответствующие материалы в юридическую службу для арбитражного урегулирования возникших разногласий.
4.4. При получении Обществом предложений контрагентов об изменении, расторжении, признании договора недействительным, ответ должен быть дан заинтересованной службой в 10-дневный срок с момента получения соответствующих предложений.
4.5. В случае изменения условий договора по взаимному согласованию сторон и оформления соответствующих изменений в виде дополнительных соглашений, заинтересованные службы обязаны не позднее трех дней с момента оформления представлять в договорно-правовой сектор соответствующие дополнительные соглашения, где они будут подлежать обязательной регистрации в соответствующем журнале учета договоров (входящих или исходящих).
4.6. Условия договора реализуются подразделениями Общества, имеющими соответствующие функциональные обязанности.
При заключении комплексных договоров, когда от имени Общества в реализации их условий участвуют несколько структурных подразделений, распоряжением генерального директора должен быть назначен ответственный исполнитель и распределены обязанности между подразделениями.
4.7. Централизованные профильные службы Общества: юридическая, бухгалтерского учета, финансовая, инвестиций и развития производств осуществляют последующую экспертизу всех заключаемых Обществом договоров для принятия мер оперативного реагирования, недопущения ущемления интересов Общества, а также повышения ответственности руководителей за экономическую и правовую целесообразность заключения предпринимательских договоров*(3).
4.8. При осуществлении расчетов по предпринимательским договорам, оформленным в установленном настоящим Положением порядке, на финансовую службу возлагается контроль за своевременностью платежа, а также за соответствием назначения платежа, указанного в служебной записке лица, ответственного за исполнение договора, предмету договора.
4.9. На юридическую службу возлагается проведение юридической экспертизы текста договора на предмет его соответствия требованиям законодательства РФ, регулирующего порядок и условия заключения, исполнения, изменения и расторжения предпринимательских договоров.
4.10. На службу бухгалтерского учета возлагается контроль за корректностью формулировки предмета договора для целей его (договора) последующего учета, а также для избежания неблагоприятных налоговых последствий.
4.11. Для обеспечения максимальной экономической эффективности и юридической обоснованности заключаемых предпринимательских договоров, руководителем общества, главным бухгалтером, финансовым директором, начальником юридической службы может быть инициирована проверка обоснованности выбора контрагента, товара (продукта), услуги (работы) или условий договора. С этой целью распоряжением вышеуказанных лиц может быть создана рабочая комиссия из сотрудников поименованных служб. Председателем комиссии назначается руководитель службы, инициировавший проверку. Комиссия имеет право получать от должностных лиц и сотрудников Общества документы, справки; проверять расчеты и другие сведения, а также брать письменные объяснения у проверяемых ею лиц. Комиссия может через сотрудников компании либо самостоятельно получать сведения об аналогичных предложениях на товар (продукт), услугу (работу), присутствующих на открытом рынке. В заключении, выносимом членами комиссии, дается оценка деятельности проверяемого лица и предложение руководству о поощрении проверяемого лица либо о наложении дисциплинарного взыскания с возложением на него имущественной ответственности за причиненный ущерб.
4.12. Для организации надлежащего учета и контроля за исполнением договорных обязательств:
4.12.1. все руководители структурных подразделений прямого подчинения генеральному директору Общества не позднее 10 числа следующего за истекшим кварталом месяца передают в договорно-правовой сектор отчет об исполнении договорных обязательств с указанием причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение;
4.12.2. договорно-правовой сектор не позднее 20 числа следующего за истекшим кварталом месяца на основании поступивших от руководителей сведений с привлечением специалистов других служб составляет сводный отчет об исполнении Обществом и его контрагентами договорных обязательств с анализом причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.
По результатам анализа генеральный директор Общества издает соответствующий приказ.
5. Заключительные положения
5.1. Работники Общества, принимающие участие в договорно-правовой работе, обязаны:
- строго руководствоваться требованиями сохранения коммерческой тайны и конфиденциальной информации Общества;
- быть вежливыми и корректными по отношению к партнерам по договорам.
______________________________
*(1) Перечень структурных подразделений примерный и определяется организационной структурой конкретного Общества.
*(2) Данное Положение не является требованием законодательства, однако определяет культуру делового общения.
*(3) Последующая экспертиза не противоречит необходимой оперативности в предпринимательской деятельности, но способствует обобщению положительного опыта и анализу ошибок, совершенных при заключении договоров.
Примерная форма
Утверждено
приказом Генерального директора
N _____ от "___"___________ г.
Положение
о претензионно-исковой работе в акционерном обществе
________________________________________________
наименование АО
1. Общие положения
2. Субъекты претензионно-исковой работы
3. Порядок предъявления и рассмотрения претензий и исков
4. Учет и хранение претензий и исков
5. Ответственность субъектов претензионно-исковой работы
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и ведения в акционерном обществе (далее Общество) претензионно-исковой работы.
1.2. Положение обязательно к исполнению всеми структурными подразделениями Общества.
1.3. Претензионно-исковая работа должна обеспечивать:
- экономические интересы Общества путем снижения и предупреждения непроизводительных расходов;
- защиту и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов Общества;
- анализ причин, вызывающих неисполнение договорных обязательств Обществом и его контрагентами.
1.4. Претензией является заявленное другому лицу в письменной форме требование о восстановлении нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов организации, основанных на законодательстве или договоре.
1.5. Иском является направленное органу, уполномоченному разрешать соответствующие споры в соответствии с их подведомственностью и подсудностью, письменное заявление организации об оспаривании или восстановлении в принудительном порядке нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов, основанных на законодательстве или договоре.
2. Субъекты претензионно-исковой работы
2.1. Организацию и ведение претензионно-исковой работы осуществляет претензионно-исковой сектор юридической службы Общества (далее претензионно-исковой сектор).
2.2. Руководитель юридической службы обязан направлять и координировать претензионно-исковую работу структурных подразделений Общества.
2.3. Структурные подразделения Общества, осуществляющие контроль за выполнением договорных обязательств, при установлении фактов их нарушения контрагентами обязаны не позднее 3-х дневного срока с момента установления факта нарушения информировать об этом претензионно-исковой сектор в письменной форме и предоставить все необходимые документы для предъявления претензий.
2.4. Претензионно-исковой сектор обязан оформить претензию, а при необходимости и иск, если соответствующими структурными подразделениями ему переданы все необходимые документы, достоверно свидетельствующие о нарушениях и обоснованности предъявляемых претензий и исков.
2.5. Требования претензионно-искового сектора о подготовке и передаче ему необходимой для ведения претензионно-исковой работы документации (копий или выписок из договоров, спецификаций, технических обоснований и пр.) являются обязательными для исполнения подразделениями, которым по характеру выполняемых ими производственно-хозяйственных и управленческих функций такие требования предъявляются.
Необходимая для претензионно-исковой работы информация, составляющая коммерческую тайну Общества, может быть предоставлена в претензионно-исковой сектор только по письменному требованию начальника юридической службы.
Срок предъявления документации - пять дней с момента требования.
2.6. Юридическая служба представляет генеральному директору ежеквартальный отчет о претензионно-исковой работе в Обществе с анализом причин неисполнения Обществом и его контрагентами договорно-правовых обязательств.
3. Порядок предъявления и рассмотрения претензий и исков
3.1. Основанием для предъявления претензий являются нарушения предусмотренных законодательством или договором обязательств, за которые установлена ответственность нарушителя.
3.2. Общество предъявляет и рассматривает претензии и иски, передает иски на разрешение компетентных органов, возражает против исков, обеспечивает защиту своих прав и охраняемых законом интересов в компетентных органах в соответствии с подведомственностью и подсудностью споров согласно процессуальному законодательству.
3.3. Право подписания претензий и исков от имени Общества имеют генеральный директор, заместители генерального директора - по вопросам, отнесенным к их компетенции, а также лица, специально уполномоченные на то приказом генерального директора либо доверенностью.
4. Учет и хранение претензий и исков
4.1. Исходящие и входящие претензии и иски, помимо регистрации в канцелярии Общества, регистрируются в специальном журнале в претензионно-исковом секторе.
4.2. Копии исходящих и подлинники входящих претензий и исков хранятся в претензионно-исковом секторе.
5. Ответственность субъектов претензионно-исковой работы
5.1. Юридическая служба несет ответственность за организацию и ведение претензионно-исковой работы в Обществе.
5.2. Руководители структурных подразделений несут персональную дисциплинарную и материальную ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством за несообщение или несвоевременное сообщение в претензионно-исковой сектор сведений о нарушении контрагентами договорных обязательств или другими лицами действующего законодательства, причиняющего ущерб Обществу, а также за непредоставление или несвоевременное предоставление в претензионно-исковой сектор документации, затребованной им в установленном порядке для ведения претензионно-исковой работы.
5.3. В случае установления при рассмотрении предъявленных контрагентами претензий и исков вины должностных лиц и работников Общества в нарушении договорных обязательств или действующего законодательства сотрудники юридической службы затребывают соответствующие объяснения от виновных лиц и оформляют материалы для привлечения их к дисциплинарной и материальной ответственности.
Примерная форма
Утверждено
приказом Генерального директора
N ______ от "_____"________ г.
Положение
о порядке заключения предпринимательских договоров и организации учета
и контроля за исполнением договорных обязательств
1. Общие положения
2. Субъекты договорно-правовой работы
3. Порядок, сроки заключения и хранение договоров
4. Исполнение, изменение, расторжение предпринимательских договоров
5. Заключительные положения
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение распространяется на предпринимательские
договоры, заключаемые акционерным обществом _______________________
наименование АО
(далее Общество), регламентирующие поставку и сбыт продукции, перевозку
грузов всеми видами транспорта, капитальное строительство, лизинг
оборудования, подряд на выполнение работ, инжиниринговые услуги,
посредническую деятельность (представительство, комиссия, агентирование),
проведение пусконаладочных, научно-исследовательских (НИР) и
опытно-конструкторских (ОКР) работ, проведение проектных и изыскательских
работ, передачу научно-технических достижений, коммерческую концессию,
факторинг, кредитование и обеспечение кредитов (залог, поручительство,
банковская гарантия), а также другие предпринимательские соглашения
Общества с юридическими лицами и гражданами (далее именуются
Контрагентами).
1.2. Положение устанавливает единый порядок заключения, изменения, расторжения, признания недействительными заключаемых от имени Общества предпринимательских договоров, организации учета, хранения и контроля за выполнением договорных обязательств.
1.3. Положение обязательно к исполнению всеми структурными подразделениями Общества.
1.4. Договорно-правовая работа в Обществе должна обеспечивать:
- своевременное качественное заключение договоров с контрагентами на условиях, максимально удовлетворяющих хозяйственные нужды и экономические интересы Общества;
- строгий контроль за исполнением договорных обязательств Обществом и ее контрагентами;
- анализ причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров, а также разработку мероприятий по их устранению.
2. Субъекты договорно-правовой работы
2.1. Координацию договорной работы, организацию централизованного учета и контроля за исполнением договорных обязательств и анализ практики заключения и исполнения предпринимательских договоров осуществляет сектор договорно-правовой работы юридической службы Общества (в дальнейшем именуется договорно-правовой сектор).
2.2. В договорно-правовой работе участвуют структурные подразделения: служба инвестиций и развития производств, служба персонала и правового обеспечения, служба бухгалтерского учета, финансовая служба, служба продаж, служба обеспечения материально-техническими ресурсами, служба транспорта, хранения и экспедирования грузов, отдел охраны труда и окружающей среды; служба главного инженера, служба качества, производственно-диспетчерского отдел*(1).
2.3. Перечисленные в п. 2.2 настоящего Положения подразделения именуются в дальнейшем соответственно предмету договора заинтересованными службами. Руководители названных подразделений несут персональную ответственность за ненадлежащее оформление и неисполнение договорных обязательств.
3. Порядок, сроки заключения и хранение договоров
3.1. Предпринимательские договоры в обществе заключаются в течение всего финансово-хозяйственного года. За 3 месяца до окончания года в Обществе начинается договорная кампания. Основные принципы, сроки и порядок проведения конкретной договорной кампании определяются приказом генерального директора, проект которого составляется договорно-правовым сектором.
3.2. Заключение договоров по инициативе контрагентов.
3.2.1. Все проекты договоров, поступившие в адрес Общества, первично регистрируются в договорно-правовом секторе в журнале регистрации входящих договоров в день их поступления. (На проекте договора ставится входящий номер и дата первичной регистрации).
3.2.2. Не позднее следующего дня с момента получения проект договора вручается заинтересованной службе под расписку в журнале регистрации.
Проект договора, доставленный в общество работником заинтересованной службы, также подлежит первичной регистрации в журнале регистрации входящих договоров в договорно-правовом секторе.
Без соответствующей первичной регистрации проект договора к рассмотрению службами, должностными лицами Общества не принимается.
3.2.3. В случае признания заинтересованной службой нецелесообразным заключать поступивший в адрес Общества договор, заинтересованная служба возвращает проект договора в договорно-правовой сектор с отметкой об отказе в заключении договора за подписью руководителя или уполномоченного им ответственного работника.
На основании полученного от заинтересованной службы проекта договора с отметкой об отказе в заключении договора, договорно-правовой сектор делает соответствующую запись в журнале регистрации входящих договоров.
В случае признания нецелесообразным заключения договора на предложенных контрагентом условиях письменное уведомление контрагента заинтересованной службой о недостижении соглашения обязательно*(2).
3.2.4. Изученный и надлежаще оформленный заинтересованной службой договор визируется ее руководителем или уполномоченным им ответственным работником, с указанием должности и фамилии, имени, отчества завизировавшего договор лица.
3.2.5. Заинтересованные в заключении и исполнении договора службы могут привлекать к разработке его условий другие подразделения, связанные с реализацией данного договора, обращаться в юридическую службу, финансовую службу, службу бухгалтерского учета и другие службы для получения соответствующих заключений.
Сроки согласования условий договора и подготовки заключения в каждой из служб не должны превышать 3-х дней. Заключения по проектам договоров подписываются руководителями соответствующих служб или уполномоченными ими ответственными работниками.
3.2.6. Договоры подлежат обязательной предварительной правовой, финансово-экономической, бухгалтерской экспертизе в случаях и порядке, установленных приказами по организации договорно-правовой работы, издаваемыми в каждом хозяйственном обществе холдинговой компании.
3.2.7. Правом подписания договоров пользуются:
- по должности - в соответствии с уставом - генеральный директор Общества и его заместители по вопросам, отнесенным к их компетенции;
- по доверенности - ответственные работники Общества, уполномоченные на то генеральным директором.
Полномочия должностных лиц на подписание договоров могут быть ограничены уставом Общества, приказом или доверенностью, выдаваемой генеральным директором в части предмета, суммы, сроков и других существенных условий договора.
Срок подписания договора - по его представлении, но не позднее 3-х дней.
3.2.8. Если при изучении проекта договора возникают возражения по его условиям, то заинтересованной службой составляется протокол разногласий в трех экземплярах, два из них должны быть направлены контрагенту, один остается в деле заинтересованной службы. О наличии протокола разногласий делается соответствующая запись в проекте договора.
Протокол разногласий визируется, согласовывается и подписывается в том же порядке, что и проект договора (п. 3.2.4-3.2.7 Положения).
3.2.9. Не позднее 20-дневного срока с момента поступления договор с сопроводительным письмом, а при наличии разногласий - с протоколом разногласий должен быть направлен контрагенту. В сопроводительном письме, составляемом заинтересованной службой, сообщается о возврате надлежаще оформленного договора и перечисляются приложения (протокол разногласий, спецификация и т.д.) с указанием количества листов каждого.
3.2.10. Подготовленный к отправке договор со всей прилагаемой к нему документацией подлежит обязательной регистрации договорно-правовым сектором в журнале входящих договоров.
Только при наличии регистрации на подписанный договор и протокол разногласий (если таковой имеется) ставится печать соответствующего Общества.
3.2.11. Договор отправляется делопроизводителем административного отдела заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному работнику Общества под роспись для передачи контрагенту. При необходимости отправка договора возможна экспресс-почтой.
3.2.12. В случае сообщения контрагентом о своем несогласии с условиями договора, предложенными в протоколе разногласий, договор считается незаключенным. В случае, если условиями договора или дополнительным соглашением сторон предусматривается возможность преддоговорного урегулирования разногласий в арбитражном суде, заинтересованная служба может передать соответствующие материалы в юридическую службу для предъявления иска.
3.2.13. После согласования всех существенных условий договорно-правовым сектором делается соответствующая отметка о вступлении договора в юридическую силу в журнале регистрации входящих договоров, после чего на договоре и протоколе разногласий (если таковой имеется) договорно-правовым сектором ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению, в том числе финансовой службой (в части оплаты), не принимается.
3.3. Заключение договоров по инициативе Общества.
3.3.1. Проекты договоров, заключаемых по инициативе Общества, составляются заинтересованной службой, визируются, согласовываются и подписываются в порядке и сроки, предусмотренные пунктами 3.2.4-3.2.7 настоящего Положения.
3.3.2. Подписанный проект договора подлежит обязательной первичной регистрации в договорно-правовом секторе в журнале регистрации исходящих договоров. Только при наличии соответствующей регистрации на подписанный договор ставится печать.
3.3.3. Скрепленный печатью проект договора вместе с сопроводительным письмом, составленным заинтересованной службой, направляется административным отделом заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному работнику Общества для передачи контрагенту. При необходимости отправка договоров возможна экспресс-почтой.
В сопроводительном письме указываются сведения о направлении проекта договора, перечисляются приложения к нему (спецификация и пр.) с указанием количества листов каждого.
3.3.4. О поступившем от контрагента надлежаще оформленном договоре договорно-правовой сектор делает соответствующую отметку как о вступившем в юридическую силу в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления, о чем на поступившем экземпляре договора ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению, в том числе финансовой службой (в части оплаты), не принимается.
3.3.5. При несогласовании контрагентом всех существенных условий, предложенных в проекте договора, поступивший протокол разногласий подлежит обязательной регистрации в договорно-правовом секторе в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления.
Без соответствующей регистрации протокол разногласий к рассмотрению структурными подразделениями и должностными лицами не принимается.
3.3.6. Не позднее следующего дня с момента поступления протокол разногласий вручается заинтересованной службе под расписку в журнале регистрации.
3.3.7. Заинтересованная служба рассматривает предложения контрагента и принимает меры к урегулированию возникших разногласий, в том числе путем отправки писем, телеграмм и пр.
3.3.8. Ответ на протокол разногласий должен быть направлен контрагенту в 10-дневный срок с момента получения хозяйственным обществом протокола разногласий. Ответ может быть оформлен в виде подписания предложенного контрагентом протокола разногласий или в виде письма или телеграммы, в которых принимаются условия контрагента.
3.3.9. Заинтересованная служба вправе по своему усмотрению привлечь к разработке условий договора, проведению экспертизы и подготовке заключения любую службу Общества. Порядок и сроки согласования условий договора, подготовки экспертного заключения, подписания ответа на протокол разногласий регулируются п.п. 3.2.4-3.2.7. настоящего Положения.
3.3.10. Оформленный в установленном порядке ответ на протокол разногласий регистрируется в журнале регистрации исходящих договоров и в день поступления от заинтересованной службы направляется в адрес контрагента заказным письмом или вручается контрагенту под расписку. Ответ на протокол разногласий после соответствующей регистрации может быть вручен под расписку ответственному работнику Общества для передачи контрагенту.
3.3.11. После согласования сторонами всех существенных условий договора договорно-правовой сектор делает на экземпляре договора соответствующую отметку как о вступившем в силу в порядке, предусмотренном п. 3.3.4. Положения.
3.3.12. В случае отклонения контрагентом предложенных ему условий заинтересованная служба принимает решение о признании договора незаключенным или передает материалы юридической службе для арбитражного урегулирования преддоговорного спора, если такое условие предусмотрено договором или дополнительным соглашением сторон. Срок подачи искового заявления по преддоговорному спору - 20 дней с момента получения протокола разногласий.
3.3.13. Подлинные экземпляры договоров и деловой переписки к ним учитываются и хранятся в договорно-правовом секторе, а в заинтересованные службы передаются соответствующие копии.
4. Исполнение, изменение, расторжение предпринимательских договоров
4.1. Договор может быть изменен, расторгнут, признан недействительным по взаимному согласию сторон путем оформления дополнительного двустороннего соглашения или путем обмена письмами или телеграммами.
4.2. Требования об изменении, расторжении, признании договора недействительным или ответы на соответствующие требования контрагентов оформляются заинтересованной службой в порядке, предусмотренном настоящим Положением для заключения договоров.
4.3. При несогласовании с контрагентом условий об изменении, расторжении, признании договора недействительным заинтересованная служба передает соответствующие материалы в юридическую службу для арбитражного урегулирования возникших разногласий.
4.4. При получении Обществом предложений контрагентов об изменении, расторжении, признании договора недействительным, ответ должен быть дан заинтересованной службой в 10-дневный срок с момента получения соответствующих предложений.
4.5. В случае изменения условий договора по взаимному согласованию сторон и оформления соответствующих изменений в виде дополнительных соглашений, заинтересованные службы обязаны не позднее трех дней с момента оформления представлять в договорно-правовой сектор соответствующие дополнительные соглашения, где они будут подлежать обязательной регистрации в соответствующем журнале учета договоров (входящих или исходящих).
4.6. Условия договора реализуются подразделениями Общества, имеющими соответствующие функциональные обязанности.
При заключении комплексных договоров, когда от имени Общества в реализации их условий участвуют несколько структурных подразделений, распоряжением генерального директора должен быть назначен ответственный исполнитель и распределены обязанности между подразделениями.
4.7. Централизованные профильные службы Общества: юридическая, бухгалтерского учета, финансовая, инвестиций и развития производств осуществляют последующую экспертизу всех заключаемых Обществом договоров для принятия мер оперативного реагирования, недопущения ущемления интересов Общества, а также повышения ответственности руководителей за экономическую и правовую целесообразность заключения предпринимательских договоров*(3).
4.8. При осуществлении расчетов по предпринимательским договорам, оформленным в установленном настоящим Положением порядке, на финансовую службу возлагается контроль за своевременностью платежа, а также за соответствием назначения платежа, указанного в служебной записке лица, ответственного за исполнение договора, предмету договора.
4.9. На юридическую службу возлагается проведение юридической экспертизы текста договора на предмет его соответствия требованиям законодательства РФ, регулирующего порядок и условия заключения, исполнения, изменения и расторжения предпринимательских договоров.
4.10. На службу бухгалтерского учета возлагается контроль за корректностью формулировки предмета договора для целей его (договора) последующего учета, а также для избежания неблагоприятных налоговых последствий.
4.11. Для обеспечения максимальной экономической эффективности и юридической обоснованности заключаемых предпринимательских договоров, руководителем общества, главным бухгалтером, финансовым директором, начальником юридической службы может быть инициирована проверка обоснованности выбора контрагента, товара (продукта), услуги (работы) или условий договора. С этой целью распоряжением вышеуказанных лиц может быть создана рабочая комиссия из сотрудников поименованных служб. Председателем комиссии назначается руководитель службы, инициировавший проверку. Комиссия имеет право получать от должностных лиц и сотрудников Общества документы, справки; проверять расчеты и другие сведения, а также брать письменные объяснения у проверяемых ею лиц. Комиссия может через сотрудников компании либо самостоятельно получать сведения об аналогичных предложениях на товар (продукт), услугу (работу), присутствующих на открытом рынке. В заключении, выносимом членами комиссии, дается оценка деятельности проверяемого лица и предложение руководству о поощрении проверяемого лица либо о наложении дисциплинарного взыскания с возложением на него имущественной ответственности за причиненный ущерб.
4.12. Для организации надлежащего учета и контроля за исполнением договорных обязательств:
4.12.1. все руководители структурных подразделений прямого подчинения генеральному директору Общества не позднее 10 числа следующего за истекшим кварталом месяца передают в договорно-правовой сектор отчет об исполнении договорных обязательств с указанием причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение;
4.12.2. договорно-правовой сектор не позднее 20 числа следующего за истекшим кварталом месяца на основании поступивших от руководителей сведений с привлечением специалистов других служб составляет сводный отчет об исполнении Обществом и его контрагентами договорных обязательств с анализом причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.
По результатам анализа генеральный директор Общества издает соответствующий приказ.
5. Заключительные положения
5.1. Работники Общества, принимающие участие в договорно-правовой работе, обязаны:
- строго руководствоваться требованиями сохранения коммерческой тайны и конфиденциальной информации Общества;
- быть вежливыми и корректными по отношению к партнерам по договорам.
______________________________
*(1) Перечень структурных подразделений примерный и определяется организационной структурой конкретного Общества.
*(2) Данное Положение не является требованием законодательства, однако определяет культуру делового общения.
*(3) Последующая экспертиза не противоречит необходимой оперативности в предпринимательской деятельности, но способствует обобщению положительного опыта и анализу ошибок, совершенных при заключении договоров.
Примерная форма
Утверждено
приказом Генерального директора
N _____ от "___"___________ г.
Положение
о претензионно-исковой работе в акционерном обществе
________________________________________________
наименование АО
1. Общие положения
2. Субъекты претензионно-исковой работы
3. Порядок предъявления и рассмотрения претензий и исков
4. Учет и хранение претензий и исков
5. Ответственность субъектов претензионно-исковой работы
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и ведения в акционерном обществе (далее Общество) претензионно-исковой работы.
1.2. Положение обязательно к исполнению всеми структурными подразделениями Общества.
1.3. Претензионно-исковая работа должна обеспечивать:
- экономические интересы Общества путем снижения и предупреждения непроизводительных расходов;
- защиту и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов Общества;
- анализ причин, вызывающих неисполнение договорных обязательств Обществом и его контрагентами.
1.4. Претензией является заявленное другому лицу в письменной форме требование о восстановлении нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов организации, основанных на законодательстве или договоре.
1.5. Иском является направленное органу, уполномоченному разрешать соответствующие споры в соответствии с их подведомственностью и подсудностью, письменное заявление организации об оспаривании или восстановлении в принудительном порядке нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов, основанных на законодательстве или договоре.
2. Субъекты претензионно-исковой работы
2.1. Организацию и ведение претензионно-исковой работы осуществляет претензионно-исковой сектор юридической службы Общества (далее претензионно-исковой сектор).
2.2. Руководитель юридической службы обязан направлять и координировать претензионно-исковую работу структурных подразделений Общества.
2.3. Структурные подразделения Общества, осуществляющие контроль за выполнением договорных обязательств, при установлении фактов их нарушения контрагентами обязаны не позднее 3-х дневного срока с момента установления факта нарушения информировать об этом претензионно-исковой сектор в письменной форме и предоставить все необходимые документы для предъявления претензий.
2.4. Претензионно-исковой сектор обязан оформить претензию, а при необходимости и иск, если соответствующими структурными подразделениями ему переданы все необходимые документы, достоверно свидетельствующие о нарушениях и обоснованности предъявляемых претензий и исков.
2.5. Требования претензионно-искового сектора о подготовке и передаче ему необходимой для ведения претензионно-исковой работы документации (копий или выписок из договоров, спецификаций, технических обоснований и пр.) являются обязательными для исполнения подразделениями, которым по характеру выполняемых ими производственно-хозяйственных и управленческих функций такие требования предъявляются.
Необходимая для претензионно-исковой работы информация, составляющая коммерческую тайну Общества, может быть предоставлена в претензионно-исковой сектор только по письменному требованию начальника юридической службы.
Срок предъявления документации - пять дней с момента требования.
2.6. Юридическая служба представляет генеральному директору ежеквартальный отчет о претензионно-исковой работе в Обществе с анализом причин неисполнения Обществом и его контрагентами договорно-правовых обязательств.
3. Порядок предъявления и рассмотрения претензий и исков
3.1. Основанием для предъявления претензий являются нарушения предусмотренных законодательством или договором обязательств, за которые установлена ответственность нарушителя.
3.2. Общество предъявляет и рассматривает претензии и иски, передает иски на разрешение компетентных органов, возражает против исков, обеспечивает защиту своих прав и охраняемых законом интересов в компетентных органах в соответствии с подведомственностью и подсудностью споров согласно процессуальному законодательству.
3.3. Право подписания претензий и исков от имени Общества имеют генеральный директор, заместители генерального директора - по вопросам, отнесенным к их компетенции, а также лица, специально уполномоченные на то приказом генерального директора либо доверенностью.
4. Учет и хранение претензий и исков
4.1. Исходящие и входящие претензии и иски, помимо регистрации в канцелярии Общества, регистрируются в специальном журнале в претензионно-исковом секторе.
4.2. Копии исходящих и подлинники входящих претензий и исков хранятся в претензионно-исковом секторе.
5. Ответственность субъектов претензионно-исковой работы
5.1. Юридическая служба несет ответственность за организацию и ведение претензионно-исковой работы в Обществе.
5.2. Руководители структурных подразделений несут персональную дисциплинарную и материальную ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством за несообщение или несвоевременное сообщение в претензионно-исковой сектор сведений о нарушении контрагентами договорных обязательств или другими лицами действующего законодательства, причиняющего ущерб Обществу, а также за непредоставление или несвоевременное предоставление в претензионно-исковой сектор документации, затребованной им в установленном порядке для ведения претензионно-исковой работы.
5.3. В случае установления при рассмотрении предъявленных контрагентами претензий и исков вины должностных лиц и работников Общества в нарушении договорных обязательств или действующего законодательства сотрудники юридической службы затребывают соответствующие объяснения от виновных лиц и оформляют материалы для привлечения их к дисциплинарной и материальной ответственности.
Количество пользователей, читающих эту тему: 1
0 пользователей, 1 гостей, 0 анонимных
