А в следующем году я отпуск не планирую, получается льготный отпуск на 4ый год у меня прогорает.
никуда он не прогорает, оплату проезда вы можете взять в любой год. единственное условие - 1 раз в 2 года.
а сейчас ваша ситуация как раз подпадает под 1 раз в год, потому и отказывают.