Мучаюсь аналогичной проблемой - как правильно ввозить проектную дкоументацию. Общалась с таможенными брокерами никто ничего внятно ответить не могет.
Из вопроса не понятно, какой договор заключен. Обычно проектные работы оформляются подрядным договором (с элементами авторского права). Или вы заключили вместо подряда договор поставки документации на условиях ДДУ?
Мы подписываем подрядные договоры, документацию пересылаем по эл. почте, у себя в офисе распечатываем. Или подрядчик привозит докуменатцию на эл. носителе (диск, флешка), далее распечатываем и подписываем у подрядчика. Второй вариант мне нравится больше, на случай споров о том, какой проект передавался.
При таможенном оформлении вопрос в основном в том, с чего будут считаться платежи на таможне. Если у вас поставка документации - от контрактной стоимости. Вы уверены, что хотите платить так много?