Вопросы глупые, но практика работы с ДХЛ (точнее документооборот) позволяет их задать.
Вот во избежание подобных ситуаций технологию лучше прописывать и очень подробно в договоре. Что касается Ваших вопросов, то заявку ДХЛ принимает по разному, иногда даже устно. Но лучше и для Вас и для них работать как с нормальными экспедиторами/перевозчиками, то есть через оформление договора-заявки, получение акцепта на него, оформление транспортной накладной (или документа его заменяющего как при работе с ДХЛ по сборникам) и т.д.


